Hướng dẫn sử dụng phần mềm karaoke SUMI
admin - 14/07/2017
Hướng dẫn sử dụng
A. Quy trình làm việc:
Tại quầy lễ tân, khi có khách hàng mới sẽ thực hiện check in các thông tin của khách hàng. Chọn lập phòng, bàn cho khách ngồi rồi click để lập phiếu cho phòng, bàn đó, khi khách yêu cầu thêm đồ ăn, đồ uống, … hoặc thanh toán phòng, bàn lễ tân vào sơ đồ tình trạng phòng, bàn ăn. Chọn phòng,bàn ăn đó và view phiếu thanh toán rồi chọn thao tác cần làm.
B. Hướng dẫn cụ thể chức năng từng form
- GIAO DIỆN LÀM VIỆC
- SƠ ĐỒ HOẠT ĐỘNG
- THIẾT LẬP BAN ĐẦU VÀO.
1. Nhóm người sử dụng & người sử dụng.
Là phần dành cho người quản trị thực hiện các thao tác về người sử dụng và phân quyền cho các user trong hệ thống sử dụng phần mềm.
Người sử dụng: Tài khoản người dùng đăng nhập phần mềm.
- Thêm mới nhóm NSD: Hệ thống -> Nhóm người sử dụng -> nhập mới -> nhập thông tin -> Cập nhật.
- Sửa nhóm NSD: Hệ thống -> Nhóm người sử dụng -> Chọn nhóm cần sửa -> Click "Sửa"-> nhập thông tin thay đổi -> Cập nhật. (không sửa được Mã nhóm).
- Thêm mới NSD: Hệ thống -> Người sử dụng -> click "Nhập mới"-> nhập thông tin-> Cập nhật.
=> LƯU Ý: Với các user của người sử dụng khi đã tham gia phần mềm: bạn không được xóa user đó vì các phiếu liên quan đến user đó sẽ không còn khi xóa user
2. Phân quyền:
- Là form cho phép bạn cập nhật các quyền mà mỗi nhóm được thực hiện khi đăng nhập phần mềm.
- Phân quyền: Hệ thống -> Phân quyền -> phân quyền cho nhóm -> Cập nhật.
- Nhìn trên hình ta có:
- Vị trí số 2: Tích chọn các quyền cho nhóm trên.
- Vị trí số 1: Chọn nhóm cần phân quyền.
- Vị trí số 3: Lưu lại quyền cho nhóm cần phân quyền.
3. Thiết lập khung giờ theo ngày.
- Để người quản trị phân ra các khung giờ để hỗ trợ cho việc thiết lập giá phòng hát cho từng khung h đã thiết lập.
4. Danh mục khu vực.
- Là phần danh mục phân chia phòng theo tầng theo khu để dễ quản lý hơn.
- Thêm mới: Nghiệp vụ -> Khu vực -> Nhập mới -> điền thông tin -> cập nhật.
- Sửa: Chọn khu vực -> click "Sửa"-> Sửa thông tin -> Click "Cập nhật”.
5. Danh mục phòng.
- Lập phòng có trong quán. Form này giúp bạn quản lý được thông tin chi tiết các phòng cụ thể: lượng người, đơn giá theo từng khung giờ trong ngày đã được định nghĩa trong phần thiết lập khung giờ.
- Thêm mới: Nghiệp vụ -> Danh mục phòng -> Kích vào "Thêm mới"-> nhập thông tin phòng cần thêm -> kích vào "Cập nhật“.
- Sửa: Chọn phòng cần sửa -> kích vào "Sửa"-> sửa lại các thông tin cần sửa -> kích vào "Cập nhật”.
- Lưu ý: Đã phát sinh phiếu thanh toán phòng không được xóa phòng.
- Quản lý nhóm sản phẩm (nhóm thực đơn), nhóm nguyên liệu đầu vào.
- Nguyên liệu chính là nguyên liệu của nhà hàng nhập vào.
- Sản phẩm là các thực đơn có trong menu của nhà hàng
- Thêm mới: Danh mục -> Nhóm sản phẩm –Nguyên liệu -> Nhập mới -> điền các thông tin cần thiết (tên nhóm) -> Cập nhật.
- Sửa: Danh mục -> Nhóm sản phẩm – Nguyên liệu -> Sửa -> Sửa thông tin -> Cập nhật.
- Xóa: Danh mục -> Nhóm sản phẩm – Nguyên liệu -> Xóa -> Yes.
- Nguyên liệu.
- Nguyên liệu là các nguyên liệu nhà quản lý phải nhập vào từ nhà cung cấp.
- Thêm mới nguyên liệu: Danh mục -> Nguyên liệu -> Nhập mới -> điền các thông tin cần thiết (chọn nhóm nguyên liệu, tên nguyên liệu) -> Cập nhật.
- Sửa: Danh mục -> Nguyên liệu -> Sửa -> Sửa thông tin -> Cập nhật.
Sửa thì ta có thể sửa các mục: nhóm nguyên liệu, tên nguyên liệu, dvt, đơn giá.
- Xóa: Danh mục -> Nhóm sản phẩm –Nguyên liệu -> Xóa -> Yes.
- Bỏ qua: khi đang thực hiện bất kỳ thao tác nào trên form mà không muốn làm cv đó chỉ cần click vào nút bỏ qua. Form sẽ quay trở lại ban đầu như khi mới mở form.
- Ngoài ra còn chức năng nhập Excel: giúp người nhập liệu nhập nhiều nguyên liệu một lần. Người dùng nhập tên vào excel sau đó nhập file excel vào phần mềm.
File excel là mẫu của bên phát triển phần mềm cung cấp có sẵn.
- Nhập excel: click nhập excel -> chọn tệp -> chọn file excel -> kiểm tra dữ liệu -> click "Lưu lại”.
- Sản phẩm là các món ăn, đồ uống có trong thực đơn, menu của quán (sản phẩm bán cho khách).
- Thêm mới: Danh mục -> Sản phẩm -> nhập mới -> điền đầy đủ thông tin -> cập nhật.
- Nhóm: nhóm của nguyên liệu và nhóm của sản phẩm có thể chung 1 nhóm.
- Các thao tác tương tự nguyên liệu
9. Công thức pha chế.
- Công thức pha chế là tổng hợp các nguyên liệu để tạo ra sản phẩm / THỰC ĐƠN (món ăn, đồ uống) của nhà hàng.
- Tạo công thức chế biến: Danh mục -> công thức chế biến -> chọn 1 sản phẩm (món ăn, đồ uống) -> chọn các nguyên liệu chế biến và định lượng cho từng nguyên liệu.
10. Nhập tồn quỹ đầu kỳ.
- Nhập số tiền vốn ban đầu trước khi bắt đầu làm phần mềm. Nếu không thì nhập tồn quỹ =0.
1. Danh mục khách hàng.
- Bạn quản lý thông tin của khách hàng và các đơn vị cung cấp.
- Khách hàng: khách tới thuê phòng hát .
- Đv cung cấp: là đvị mà nhà hàng nhập nguyên liệu.
- Thêm mới: Khách hàng -> danh mục khách hàng -> nhập mới -> nhập các thông tin liên quan tới khách hàng -> cập nhật.
- Sửa: Khách hàng -> danh mục khách hàng -> chọn khách hàng cần sửa -> Sửa -> nhập các thông tin cần sửa -> Cập nhật.
- Xóa: Khách hàng -> danh mục khách hàng -> Chọn khách hàng cần xóa -> Xóa -> Yes.
2. Thông tin khách hàng.
- Liệt kê các KH có sinh nhật nằm trong khoảng thời gian mà bạn muốn thống kê.
- Đưa ra các chiến dịch tri ân khách hàng.
3. Công nợ khách hàng.
- Thống kê tiền khách nợ quán/ nhà hàng trong những lần ghé đến quán
- Công nợ ở đây có thể là tiền khách nợ quán / nhà hàng hoặc ngược lại.
- Công nợ được phát sinh từ phiếu thanh toán và phiếu thu chi của khách.4. Công nợ đvị cung cấp.
- Tương tự như công nợ khách hàng.
III. Nghiệp vụ
1. Thực đơn phòng hát.
- Đây chính là các thực đơn / các món có mà bạn muốn có sẵn trong tất cả các phòng hát.
- Thực đơn này có thể là: bim bim, hướng dương ….. Đồ ắn sẵn trong phòng mà khách có thể lấy để dùng .
- Thêm thực đơn: Nghiệp vụ -> thực đơn phòng hát -> chọn thực đơn và nhập số lượng -> kích vào "cập nhật”.
- Sửa thực đơn: Nghiệp vụ ->Thực đơn phòng hát -> sửa lại thực đơn theo ý bạn -> kích vào "Cập nhật".
- Xóa: Nghiệp vụ -> Thực đơn phòng hát -> click chuột vào thực đơn muốn xóa -> nhấn phím "Delete" trên bàn phím
2. Sơ đồ tình trạng phòng.
- Hiển thị trạng thái các phòng đã có khách hay chưa, phòng nào còn trống để khi khách tới thuê phòng bạn có thể lập nhanh chóng cho khách
- Sau khi "Cập nhật" sẽ hiển thị phiếu thanh toán dưới đây.
- Vị trí 2: Chọn nhân viên phục vụ phòng hát (nếu khách y.c).
- Vị trí 1: chọn thực đơn khách gọi.
- Vị trí 3: Cập nhật phiếu để khách bắt đầu vào phòng hát.
- Sửa phiếu: Karaoke -> mở phòng cần sửa -> sửa lại phiếu -> Cập nhật.
- Xóa phiếu: Karaoke -> mở phòng cần xóa -> Xóa.
* Thu tiền hát của khách.
- Kích chuột vào phòng hát cần thu tiền (sơ đồ phòng hát) -> nhấp "Sửa"-> nhấp "Tiền hát”
- Các bước thực hiện như dưới đây.
=> Sau khi thanh toán phần mềm sẽ phát sinh phiếu thu tương ứng với phiếu thu tiền phòng.
* Các Trường hợp xảy ra khi đã thanh toán tiền phòng:
- Sửa phiếu (thay đổi tiền): Thống kê phiếu thanh toán -> mở phiếu cần sửa-> Nếu thay đổi tiền
3. Trong trường hợp khách muốn đổi phòng.
- Kích chuột vào phòng hiện tại khách đang ở lúc này sẽ hiển thị phiếu -> nhấp chuột vào "Đổi phòng".
- Đổi phòng không lưu: có nghĩa là chuyển toàn bộ thực đơn và thời gian bắt đầu vào của phòng cũ sang phòng mới.
- Đổi phòng lưu:
- Chốt tiền hát tại phòng cũ và thời gian vào của phòng mới bắt đầu tính từ lúc chuyển.
- Thực đơn và dịch vụ nhân viên từ phòng cũ sẽ chuyển sang toàn bộ phòng mới.
4. Thống kê hóa đơn thanh toán.
- Thống kê tất cả các hóa đơn khách của khách.
- Nếu bạn muốn thống kê các hóa đơn đã thanh toán thì bạn chỉ cần kích vào "Đã TT"-> Xem.
- Nếu bạn muốn thống kê các hóa đơn chưa thanh toán thì bạn kích vào "Chưa TT"-> Xem.
- Thống kê lịch sử của phiếu đã thanh toán: liệt kê các lần chỉnh sửa phiếu thanh toán kể từ khi đã thu tiền
6. Thống kê thực đơn đã thanh toán.
- Thống kê thực đơn trong các phiếu đã thu tiền. Giúp nhà quản lý nhanh chóng tổng hợp thực đơn đã sử dụng trong khoảng thời gian nhất định.
- Bạn có thể xem chi tiết từng thực đơn đã được thanh toán từ phiếu nào bằng cách click chuột vào thực đơn đó sẽ hiển thị.
7. Thống kê thực đơn theo phòng.
-Thống kê thực đơn được gọi từ các phòng đang hoat động(phòng chưa thanh toán).
8. Xuất tiêu hao.
- Khi các nguyên liệu của bạn không thể sử dụng để chế biến hoặc quá hạn sử dụng thì bạn lập phiếu xuất tiêu hao.
- Sau khi lập phiếu xuất tiêu hao thì phần mềm sẽ tự động trừ tồn kho cho nguyên liệu đó.
9. Thống kê xuất tiêu hao.
- Thống kê nguyên liệu đã tổng hợp cuối ngày và nguyên liệu được lập trong phiếu xuất tiêu hao.
10. Thống kê dịch vụ nhân viên.
- Thống kê cụ thể tổng thời gian và số tiền của nhân viên phục vụ trong khoảng thời gian nhất định mà bạn muốn thống kê.
11. Thống kê tổng hợp.
- Ban có thể xem được lãi mà nhà hàng thu đươc trong một ngày hoặc trong khoảng thời gian.
- Lãi được phần mền thống kê theo phiếu mà khách đã thanh toán.
12. Thống kê hóa đơn theo ca nhân viên.
- Thống kê phiếu thanh toán theo ca nhân viên làm việc.
- Trước khi bạn muốn in thống kê thì bạn phải xem sau đó click "in thống kê”
IV. QUẢN LÝ KHO
1. Kho hàng
- Tạo kho chứa hàng cho nhà hàng.
2. Phiếu nhập kho.
- Khi bạn muốn nhập nguyên liệu đầu vào cho nhà hàng thì ta vào đây để làm hóa đơn nhập hàng.
- Nguyên liệu nhâp kho bạn chọn .
- Thêm mới: Quản lý kho -> Phiếu nhập kho -> nhập các thông tin đầy đủ, các nguyên liệu và sl cần nhập -> Cập nhật.
3. Thống kê nhập kho.
- Thống kê tất cả các phiếu nhập kho trong khoảng thời gian, theo người lập, theo đơn vị, theo số phiếu cụ thể.
- Ta có thể xem chi tiết 1 phiếu nhập cụ thể bằng cách kích vào phiếu đó.
- Trong phiếu xuất ta có thể làm tất cả các thao tác thêm, sửa, xóa, xuất kho.
4. Phiếu xuất kho.
- Là phiếu xuất từ kho này sang kho khác trong nhà hàng, chỉ xuất nội bộ
- Tạo mới: Quản lý kho -> Phiếu xuất kho -> nhập mới -> Điền đầy đủ các thông tin vào trong phiếu xuất, nhập các nguyên liệu cần xuất -> cập nhật.
- Vị trí 1:Nhập sản phẩm và số lượng sản phẩm.
- Vị trí 2: nhập thông tin phiếu xuất kho.
- Vị trí 3: Lưu phiếu xuất kho.
- Sau khi cập nhật kiểm tra tồn kho thì kho tổng xuất sl nhu trên(tồn kho giảm) và kho nhà hàng nhập vào sl như trên (tồn kho tăng)
5. Thống kê phiếu xuất.
- Thao tác tương tự như thống kê phiếu nhập kho.
6. Thống kê tồn kho.
- Tất cả các hoạt động xuất nhập nguyên liệu đều tác động tới tồn kho.
- Nếu nhập kho: thì tồn kho tăng tương ứng kho nhập vào.
- Xuất kho: thì tồn kho giảm tương ứng số lượng kho xuất.
- Thực đơn phòng hát sau khi thanh toán sẽ bị trừ tồn.
- Phiếu thanh toán là kho nhà hàng thì trong kiểm tra tồn kho trừ tồn kho nhà hàng.
V. THU CHI
1. Phiếu thu chi.
- Trong quá trình bán hàng, khi bạn click nút thanh toán cho khách, phần mềm tự sinh ra phiếu thu nên bạn không cần làm phiếu thu khi bán hàng nữa.
- Khi muốn làm phiếu thu tiền ngoài bán hàng hoặc làm phiếu chi phục vụ cho quá trình làm việc của nhà hàng thì bạn vào "phiếu thu chi"khi làm phiếu thu chi thì bạn nhớ chọn đó là phiếu thu hay chi và các ô có mũi tên là các mục bạn phải chọn để thực hiện nghiệp vụ.
-Thêm mới:
- Chọn loại phiếu lập: thu/ chi.
- Chọn nghiệp vụ tương ứng với loại phiếu.
- Người TC.
- Chọn quỹ thu chi.
- Nếu là chi sẽ trừ tiền trong quỹ, còn thu thì cộng tiền vào quỹ.
- Nhập số tiền cần thu/chi.
- Click "Cập nhật"lưu phiếu.
* Kiểm tra thống kê quỹ:
Xin cảm ơn quý khách hàng đã quan tâm đến dịch vụ của chúng tôi.
Chúc quý khách hàng thành công.
HỖ TRỢ - TƯ VẤN 24/07: 0912841157 - 024 35400738
