A. MỤC TIÊU CỦA CHƯƠNG TRÌNH
- Tiết kiệm thời gian và nguồn lực cho công tác quản lý hàng hóa và kế toán doanh nghiệp.
- Kiểm soát tốt tình hình kế toán tài chính của doanh nghiệp.
- Thuận lợi trong công tác quản lý và giao dịch hàng hóa.
- Giúp lãnh đạo doanh nghiệp ra quyết định kịp thời và chính xác trong hoạt động kinh doanh.
- Là nguồn lực nâng cao sức cạnh tranh của doanh nghiệp.
B. ĐẶC ĐIỂM CỦA PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG - CRM 5.0
- TCSOFT được thiết kế theo mô hình Client/Server
- Giải quyết các vấn đề cơ sở dữ liệu lớn
- Database server: SQL server 2008.
- Máy trạm làm việc (Worktation): Windows XP, windows 7, 10 ..
- Dùng cơ sở dữ liệu tập trung
Hệ thống sẽ chạy trên cơ sở dữ liệu tập trung, tất cả các máy trạm sẽ liên kết đến database chung trên mạng Lan hoặc trên Internet.
- Có khả năng chạy trên Internet.
Tích hợp module tổng hợp liên kết chạy trên Internet, giúp cho các nhà quản lý, nhân viên, thủ kho, bán hàng... có thể làm việc chung trên một cơ sở dữ liệu, trích xuất thông tin mọi lúc, mọi nơi, không giới hạn khoảng cách.
- Tính chính xác- nhanh chóng -hiệu quả và đồng bộ
+ Kiểm soát toàn vẹn và liên cơ sở dữ liệu.
+ Mô hình cơ sở dữ liệu phân tán.
+ Xử lý danh mục chung toàn tổ chức.
+ Nhân bản để tham chiếu danh mục cục bộ, giảm tắc nghẽn đường truyền.
- Tính phân cấp và bảo mật cao
+ Phân quyền cho mỗi người sử dụng trên từng chức năng của hệ thống.
+ Phân quyền khai thác số liệu trên Database server, do đó số liệu kế toán được bảo mật chặt chẽ.
+ Ghi nhận và theo dõi lịch sử truy cập dữ liệu của từng máy trạm truy cập.
C. CHỨC NĂNG
1. Quản lý thông tin khách hàng
Hệ thống khách hàng giao dịch với công ty sẽ được cập nhật thường xuyên, với tất cả các thông tin của khách hàng lưu trữ trong cơ sở dữ liệu sẽ giúp người sử dụng có thể tìm kiếm thông tin rất dễ dàng.
2. Quản lý thông tin sản phẩm
Danh mục sản phẩm, sẽ lưu trữ toàn bộ thông tin của sản phẩm, chương trình hỗ trợ dung lượng và bộ nhớ lớn không giới hạn sản phẩm nhập vào, như vậy thông tin của sản phẩm sẽ lưu trữ qua các thời kỳ.
3. Quản lý vật tư và tồn kho
+ Theo dõi và hoạch toán các chứng từ nhập kho, xuất kho, chuyển kho nội bộ và đánh giá tồn kho+ Tính giá tồn kho theo phương pháp đích danh.
+ Theo dõi được lượng hàng hóa tồn kho vượt mức tối đa và nhỏ hơn mức tối thiểu cho từng mặt
hàng
+ Theo dõi hàng tồn tức thì và tồn vốn tức thì của từng kho và từng loại hàng, theo từng ngày.
+ Thống kê lượng xuất nhập tồn kho tức thì. Lập các báo cáo chứng từ nhập xuất kho, thẻ kho, tồn kho theo từng kho hay toàn doanh nghiệp, theo từng tài khoản, mã hàng, kho hàng...
Theo dõi và hoạch toán chính xác các khoản tiền mặt, ngân hàng, tiền đang chuyển của từng quỹ và tài khoản ngân hàng -In trực tiếp phiếu thu chi theo mẫu từ chương trình. Các bảng kê, nhật ký chứng từ, báo cáo lưu chuyển. Quản lý vốn theo từng thời điểm.
5. Quản lý công nợ
+ Theo dõi và hạch toán các khoản công nợ phải thu, phải trả, các khoản tạm ứng …+ Theo dõi được hạn mức công nợ, tuổi nợ chi tiết cho từng khách hàng
+ In ấn bảng thông báo nợ, chứng từ chưa thanh toán dứt điểm, tổng hợp công nợ, bảng kê đối chiếu công nợ đến từng đơn vị khách hàng và chi tiết từng người giao dịch, từng phiếu giao dịch…
6. Quản lý tài sản cố định
+ Quản lý theo từng đối tượng sử dụng, loại tài sản, nguồn vốn.
+ Tính khấu hao theo phương pháp tuyến tính.
+ In trực tiếp thẻ theo dõi tài sản cố định, báo cáo theo nhiều hình thức như đơn vị sử dụng, loại tài sản, nguồn vốn, in khấu hao cơ bản, kiểm kê tài sản, thuyết minh tăng giảm.
+ Quản lý tài sản cố định và tăng giảm theo nhiều hình thức.
7. Quản lý và theo dõi doanh thu bán hàng
+ Theo dõi và hạch toán doanh thu bán hàng, hàng bán trả lại …+ Phân tích doanh thu theo nhiều loại hình hoạt động sản xuất kinh doanh, theo khoản mục, đơn vị, nhân viên, chi tiết doanh thu đến từng phiếu xuất nhập…
+ Phân tích doanh thu theo theo từng thời điểm tính.
8. Quản lý tổng hợp
+ Theo dõi tổng hợp dao động vốn của doanh nghiệp : Quỹ, công nợ, Tài sản cố định, Vốn bằng tiền, vốn hàng tồn
+ Thiết lập các công thức tính toán tự động khi theo dõi hoạt động kinh doanh của công ty.
Sản phẩm này đáp ứng các nhu cầu quản lý thông tin khách hàng, sản phẩm, quản lý xuất nhập trong quá trình bán hàng, quản lý kho, quỹ, doanh thu, công nợ… Đặc biệt với các Module quản lý báo giá, quản lý quá trình bảo hành, sửa chữa là công cụ trợ giúp đắc lực trong việc quản lý các dịch vụ hậu bán hàng một cách tốt nhất cho các doanh nghiệp.
+ Việc thống kê với nhiều mẫu báo cáo trực quan giúp theo dõi và quản lý mọi hoạt động kinh doanh của một hoặc nhiều cửa hàng thuộc hệ thống công ty mình một cách dễ dàng, khoa học và chính xác nhất.
Quản lý danh mục trong Phần mềm quản lý bán hàng máy tính CRM 5.0.+ Danh mục được phân chia 2 cấp giúp việc quản lý rõ ràng, khoa học.
+ Trong mỗi danh mục được mô tả đầy đủ, ngắn gọn, thao tác dễ dàng.
Hình 1: Quản lý danh mục trong phần mềm quản lý bán hàng máy tính CRM 5.0
- Nghiệp vụ xuất nhập trong phần mềm quản lý bán hàng máy tính CRM 5.0
+ Quá trình xuất nhập thực hiện chuyên nghiệp, chính xác.
+ Giao diện thân thiện kết hợp các tổ hợp phím nhanh giúp việc giao dịch trong quá trình xuất nhập nhanh chóng, khoa học.
Hình 2: Quản lý xuất nhập kho trong phần mềm quản lý bán hàng máy tính CRM 5.0
+ Việc tìm kiếm, thống kê trong quá trình xuất nhập theo các điều kiện lọc: theo ngày, kho hàng, phòng ban, nhân viên, loại xuất nhập, đơn vị…đơn giản hơn khi sử dụng phần mềm quản lý.
Hình 3: Thống kê xuất nhập kho trong phần mềm quản lý bán hàng máy tính CRM 5.0
- Quản lý kho trong Phần mềm quản lý bán hàng máy tính CRM 5.0
+ Quản lý tất cả các sản phẩm có trong kho, chi tiết về số lượng tồn đầu, số lượng nhập, xuất, tồn cuối.
+ Quản lý giá vốn hàng tồn, tồn vốn.
+ Xem tình trạng hàng trong kho theo ngày, theo kho, nhóm sản phẩm.
Hình 4: Thống kê xuất nhập kho trong phần mềm quản lý bán hàng máy tính CRM 5.0
+ Khi click vào từng bản ghi sản phẩm có thể xem được chi lịch sử xuất nhập của sản phẩm đó và chi tiết xuất nhập trên từng phiếu.
- Nhập giá mới trong phần mềm quản lý bán hàng máy tính CRM 5.0
+ Giá bán của sản phẩm chỉ cần nhập 1 lần, khi làm phiếu xuất sẽ không phải nhập tay.
+ Giá bán sản phẩm được phân theo từng cấp khách hàng.
Hình 5: Cập nhật giá sản phẩm trong phần mềm quản lý bán hàng máy tính CRM 5.0
- Tạo mã vạch chuyên dụng trong phần mềm quản lý bán hàng máy tính CRM 5.0
+ Phần mềm hỗ trợ đọc mã vạch, tạo và in mã vạch (barcode) theo chuẩn quốc tế.
Hình 5: Tạo mã vạch sản phẩm trong phần mềm quản lý bán hàng máy tính CRM 5.0
- Quản lý thu chi trong phần mềm quản lý bán hàng máy tính CRM 5.0
+ Quản lý quá trình thu chi, luân chuyển tiền giữa các quỹ.
+ Thống kê thu chi theo các điều kiện: ngày tháng, nhân viên, quỹ, đơn vị…
Hình 6: Quản lý thu chi trong phần mềm quản lý bán hàng máy tính CRM 5.0
+ Báo cáo tổng hợp thu chi theo thời điểm cần báo cáo.
+ Báo cáo chi tiết tình hình thu chi, lịch sử thu chi của doanh nghiệp.
Hình 7: Giao diện mẫu báo cáo chi tiết hàng tồn kho trong phần mềm quản lý bán hàng máy tính CRM 5.0
+ Chức năng báo cáo, thống kê tình hình kinh doanh của doanh nghiệp
Hình 8: Thống kê tình hình kinh doanh của doanh nghiệp trong phần mềm quản lý bán hàng máy tính CRM 5.0
+ Thống kê lãi suất
+ Thống kê công nợ theo đơn vị
Hình 9: Mẫu thống kê chi tiết công nợ trong phần mềm quản lý bán hàng máy tính CRM 5.0
+ Xem và in chi tiết công nợ
Thống kê doanh thu hàng ngày trong phần mềm quản lý bán hàng máy tính CRM 5.0
Hạch toán vốn doanh nghiệp
Các thống kê báo cáo khác
Hình 10: Một số thống kê báo cáo khác trong phần mềm quản lý bán hàng máy tính CRM 5.0
- Quản lý báo giá trong phần mềm quản lý bán hàng máy tính CRM 5.0
+ Thực hiện lập báo giá linh hoạt, tự động
Hình 11: Giao diện của bảng báo giá trong phần mềm quản lý bán hàng máy tính CRM 5.0
- Quản lý bảo hành trong phần mềm quản lý bán hàng máy tính CRM 5.0
+ Quản lý, theo dõi quá trình bảo hành của sản phẩm:
+ Nhận bảo hành từ khách hàng.
+ Gửi sản phẩm bảo hành đến nhà cung cấp.
+ Nhận sản phẩm bảo hành từ nhà cung cấp.
+ Trả sản phẩm bảo hành cho khách hàng.
+ Dễ dàng kiểm tra, thống kê, kiểm soát tình trạng của các sản phẩm trong thời gian bảo hành.
+ In phiếu cho khách hàng
Hình 12: Mẫu phiếu nhận bảo hành trong phần mềm quản lý bán hàng máy tính CRM 5.0
+ Thống kê các phiếu theo tình trạng bảo hành của từng sản phẩm.
+ Thống kê tất cả các sản phẩm, các phiếu trong kho bảo hành.
- Quản lý dịch vụ sửa chữa trong phần mềm quản lý bán hàng máy tính CRM 5.0
+ Chức năng này cho phép doanh nghiệp thực hiện dịch vụ bảo hành sửa chữa một cách chuyên nghiệp
+ Quy trình lập phiếu sửa chữa đơn giản, thể hiện đầy đủ thông tin của sản phẩm cần sửa chữa.
Hình 13: Phiếu sửa chữa trong phần mềm quản lý bán hàng máy tính CRM 5.0
+ In phiếu sửa chữa cho khách hàng ghi lại thông tin chi tiết của từng lần sửa chữa.
+ Chức năng báo cáo, thống kê cho phép quản lý được các sản phẩm đã sửa chữa theo thời gian, theo nhân viên.
