Việc điều hành một thư viện không đơn giản và dễ dàng như nhiều người lầm tưởng. Công việc đơn thuần là kiểm tra sách và đặt chúng trở lại giá khi người đọc trả lại. Thực ra các thủ thư phải giải quyết các vấn đề phức tạp, tốn thời gian khác như mua lại, biên mục, kiểm kê, ngân sách, báo cáo và cho mượn liên thư viện.

Bút và giấy thì vô cùng phức tạp và rườm rà, cải tiến hơn chút thì sử dụng bảng tính excel nhưng không phải ai cũng giỏi hàm, code để xây dựng tính tự động của các sheet, hơn nữa khi khối lượng nghiệp vụ lớn khi khiến cho excel quá tải gây chậm trễ hay tê liệt hệ thống.

7 lý do nên sử dụng phần mềm thư viện thay vì excel - TCSOFT LIB

Hãy đọc để biết 7 lý do nên sử dụng phần mềm thư viện thay vì excel để giúp bạn quản lý thư viện của mình tốt hơn. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc thuyết phục quản trị viên hoặc ban tài chính nhà trường để đầu tư phần mềm thư viện, hãy cân nhắc chia sẻ bài viết này với họ.

Hệ thống Thư viện sẽ mang lại lợi ích như thế nào cho trường của bạn

Hệ thống quản lý thư viện tích hợp (TCSOFT LIB) sẽ giúp bạn làm việc thông minh hơn, không vất vả hơn. Nó giúp bạn dễ dàng lập danh mục, theo dõi các đầu sách đang lưu hành và xuất báo cáo bất cứ khi nào bạn cần, để bạn luôn biết những gì đang diễn ra trong thư viện của mình.

Một phần mềm thư viện như TCSOFT LIB sẽ giúp bạn tổ chức tốt hơn, có hệ thống và có phương pháp trong cách quản lý thư viện của mình để bạn tốn ít công sức hơn khi thực hiện các công việc có thể đạt được chỉ bằng một nút bấm.

Nghe có vẻ không logic nhưng trả tiền cho một hệ thống quản lý thư viện sẽ giúp bạn và tổ chức của bạn tiết kiệm tiền về lâu dài. Sử dụng hệ thống thủ công hoặc dựa trên giấy tờ có nghĩa là bạn cần rất nhiều nhân viên để thực hiện công việc.

Lấy ví dụ về quản lý hàng tồn kho: để nhập kho thư viện của bạn cho một thư viện có vài nghìn mục theo cách thủ công, bạn phải có ít nhất một người lấy sách ra khỏi kệ, đọc tên sách, tác giả, mã vạch, một người khác để kiểm tra danh mục thẻ (hoặc bảng tính đã in nếu bạn sử dụng excel) để tìm bản ghi tương ứng và có lẽ một người khác để đánh dấu xem một mặt hàng có sẵn hay không. Một thủ thư đã nói với chúng tôi công việc kiểm kê sẽ mất vài tuần để hoàn thành và tất cả mọi người đều ghét công việc đó

Với hệ thống thư viện TCSOFT LIB, một người có thể kiểm kê hàng nghìn cuốn sách trong nhiều giờ. Chỉ cần quét mã vạch các cuốn của bạn, dữ liệu sẽ chuyển trực tiếp vào phân hệ kiểm kê của TCSOFT LIB và điều đó sẽ cho bạn biết (trong vài giây) những cuốn sách nào đang ở trên kệ, cuốn sách nào đang được lưu hành và cuốn sách nào bị mất hoặc thất lạc.

Do đó, bạn sẽ không cần phải chi ngân sách quý báu của mình để thuê thêm nhân viên thường xuyên hoặc thời vụ (nói điều này nghe có vẻ tàn nhẫn, nhưng bạn thậm chí có thể sa thải nhân viên thừa). Điều này không chỉ tiết kiệm cho thư viện và cơ quan của bạn rất nhiều tiền về chi phí lao động mà còn cho phép bạn mua thêm sách và đầu tư trực tiếp vào thư viện của mình.

Dành hàng giờ để duyệt danh mục thẻ tìm kiếm một cuốn sách có những trường hợp bỏ vô vọng. Đó là một cơn ác mộng mà các thủ thư đã trải qua. Bạn không muốn tốn nhiều công sức để lập danh mục sách và những người mượn sách cũng không đến thư viện để chơi trò truy tìm kho báu.

Thời gian là điều cốt yếu đối với cả thủ thư và bạn đọc. Bạn có thể sẽ đồng ý rằng biên mục là một trong những hoạt động tốn nhiều thời gian nhất mà bạn làm trong thư viện. Có thể mất tới 10 đến 15 phút để biên mục một cuốn sách nên không có gì lạ khi nhiều thủ thư không ưa nó. Tuy nhiên, phân biên mục trên TCSOFT LIB, bạn có thể thực hiện việc này trong vòng chưa đầy 2 phút.

Bạn đọc cũng được hưởng lợi. Chỉ cần sử dụng phân hệ mượn trả để hợp lý hóa quá trình mượn trả sách làm cho nó trở thành trải nghiệm thú vị hơn cho mọi người. Họ cũng có thể tìm kiếm, đặt chỗ và thậm chí đề xuất sách qua danh mục truy cập cổng thông tin điện tử trên điện thoại, máy tính bảng hoặc laptop của họ từ bất kỳ đâu ngay cả khi thư viện đóng cửa. TCSOFT LIB sẽ cho họ xem và tìm kiếm sách cũng như ảnh bìa để họ có thể nhanh chóng và dễ dàng tìm thấy mà không cần phải mất thời gian để luân chuyển với danh mục thẻ.

7 lý do nên sử dụng phần mềm thư viện thay vì excel - TCSOFT LIB

Hệ thống thư viện tích hợp sẽ giúp bạn làm được nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn và tốn ít công sức hơn bằng cách tự động hóa các quy trình hàng ngày của bạn. Thay vì sàng lọc các thẻ đóng dấu để tìm xem sách nào đến hạn hoặc đến hạn, một hệ thống thư viện TCSOFT LIB sẽ tự động báo khi một món hàng đến hạn trả lại.

Bạn có thể kết nối trực tiếp với các nhà cung cấp của mình, mua hàng và nhập các bản ghi MARC đã làm sẵn vào danh mục trực tiếp từ các nhà cung cấp của bạn. Tích hợp sách điện tử vào danh mục của bạn. Có nghĩa là đọc của bạn có thể tiếp tục đọc các đầu sách và báo yêu thích của họ mà không cần phải đặt chân vào đến thư viện.

Nhiều tổ chức kiểm định chất lượng giáo dục đại học yêu cầu các cơ sở giáo dục phải có thư viện cung cấp khả năng truy cập tài nguyên ngoài khuôn viên trường. Để đánh giá một ngôi trường theo các tiêu chuẩn Việt Nam hay Quốc Tế thì bộ mặt của thư viện vô cùng quan trọng. Đầu tư 1 công nghệ số sẽ giúp thư viện của bạn trở thành thư viện điện tử, hiện đại.

Các thủ thư thường được biếm họa là những nhà độc tài nhỏ khó tính, không hài hước. Và giống như hầu hết các khuôn mẫu khác, đó là một bức tranh biếm họa được sinh ra từ thực tế. Họ thường làm việc quá sức và thiếu tài chính, vì vậy, có một điều lạ là nhiều người hiếm khi mỉm cười và vui vẻ. Mặc dù hệ thống quản lý thư viện không phải là liều thuốc thần kỳ, nhưng nó có thể đi một chặng đường dài trong việc giảm khối lượng công việc và giúp thủ thư làm được nhiều việc hơn với thời gian và công sức ít hơn.

Một nghiên cứu cho thấy rằng nhiều thủ thư tìm được việc làm của họ “lặp đi lặp lại và không thay đổi” và là một trong những nghề không hạnh phúc nhất ở Vương quốc Anh. Một cách để giải quyết tính chất lặp đi lặp lại của công việc là tự động hóa nó. Điều này có thể giúp bạn giải phóng để tham gia vào các nhiệm vụ khó khăn hơn (thiết kế lại toàn bộ thư viện thì sao?), Điều này sẽ khiến bạn mong chờ đến sáng thứ Hai.

Một thư viện nên có vẻ ngoài giống như những cuốn sách. Hãy đối mặt với nó, những dãy tủ kim loại chứa danh mục thẻ và tem ngày tháng của bạn, không có chỗ trong bất kỳ thư viện nào trong thế kỷ 21.

Sử dụng một hệ thống thư viện tích hợp sẽ giải phóng không gian của bạn và giảm đáng kể việc sử dụng giấy tờ (góp phần bảo vệ môi trường!). Một thư viện có hệ thống quản lý tốt trông sẽ ngăn nắp và hấp dẫn. Nó được tổ chức tốt hơn và có thể thực hiện chức năng cốt lõi của nó - cung cấp khả năng tiếp cận kiến ​​thức để đạt được thành công hiện tại và tương lai - một cách hiệu quả hơn. Với số tiền mà bạn tiết kiệm được từ chi phí thuê nhân viên và nhân công, bạn thực sự có thể đủ khả năng trang trí nội thất và biến thư viện của mình từ trông giống như thiên đường.

Vậy, tại sao bạn không tìm hiểu ngay phần mềm quản lý cho thư viện ngay từ bây giờ và đề xuất nó với ban quản trị nhà trường – TCSOFT LIB là 1 gợi ý!