Khi quán tạp hóa hoặc hộ kinh doanh chuyển từ thuế khoán sang thuế kê khai, vấn đề khiến nhiều chủ hộ lo lắng nhất không phải là mức thuế, mà là sổ sách kế toán phải chuẩn bị như thế nào cho đúng.
Trong bài viết này, tôi sẽ chia sẻ chi tiết chuẩn bị sổ sách kế toán từ thuế khoán sang thuế kê khai cần làm gì, dưới góc nhìn của một kế toán đang trực tiếp làm cho hộ kinh doanh, đảm bảo:
- Đúng quy định thuế
- Đủ để giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra
- Không phức tạp, không rườm rà
Vì sao chuẩn bị sổ sách kế toán là bước bắt buộc khi chuyển sang thuế kê khai?
Khác với thuế khoán (thuế ấn định), thuế kê khai dựa hoàn toàn vào số liệu thực tế. Điều đó có nghĩa:
- Doanh thu bao nhiêu → kê khai bấy nhiêu
- Chi phí mua hàng bao nhiêu → phải có chứng từ
- Thuế phát sinh → tính trên số liệu ghi sổ
👉 Nếu không có sổ sách, cơ quan thuế có quyền:
- Ấn định lại doanh thu
- Bác chi phí
- Truy thu và xử phạt
Vì vậy, chuẩn bị sổ sách kế toán khi chuyển từ thuế khoán sang thuế kê khai là việc bắt buộc, không làm cho có.
Nguyên tắc kế toán cần nhớ khi làm sổ cho hộ kinh doanh tạp hóa
Trước khi đi vào từng loại sổ, kế toán cần nắm rõ 3 nguyên tắc cốt lõi:
Đơn giản nhưng đủ
- Hộ kinh doanh không áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp, nên:
- Không cần báo cáo tài chính phức tạp
- Không cần cân đối kế toán
- Chỉ cần sổ theo dõi doanh thu – chi phí – thuế
Phù hợp thực tế kinh doanh
- Sổ sách phải phản ánh đúng:
- Bán lẻ tiền mặt là chủ yếu
- Doanh thu nhỏ lẻ, nhiều giao dịch
Ít hóa đơn đầu ra
👉 Không nên áp dụng máy móc theo doanh nghiệp.
..Giải trình được với cơ quan thuế
Cơ quan thuế không yêu cầu đẹp, mà yêu cầu:
- Rõ ràng
- Nhất quán
- Có căn cứ chứng minh
...Chuẩn bị sổ sách kế toán từ thuế khoán sang thuế kê khai gồm những sổ nào?
Dưới đây là bộ sổ tối thiểu, kế toán thực tế thường lập cho quán tạp hóa chuyển sang thuế kê khai.
..Sổ theo dõi doanh thu bán hàng
📌 Đây là sổ quan trọng nhất
Nội dung cần có:
- Ngày bán hàng
- Tổng doanh thu trong ngày
- Hình thức thu tiền (tiền mặt/chuyển khoản)
💡 Lưu ý kế toán:
- Không cần ghi từng món hàng
- Ghi tổng doanh thu/ngày
Có thể căn cứ vào:
- Sổ tay bán hàng
- Phần mềm bán hàng
- Tổng tiền thu thực tế
👉 Đây là căn cứ chính để kê khai thuế GTGT và thuế TNCN.
Sổ theo dõi chi phí – giá vốn hàng hóa
Sổ này dùng để theo dõi:
- Tiền nhập hàng
- Chi phí vận chuyển
- Chi phí phát sinh liên quan đến bán hàng
Nội dung cần ghi:
- Ngày mua hàng
- Tên nhà cung cấp
- Số tiền
- Có/không có hóa đơn
📌 Kế toán lưu ý:
Chi phí không có hóa đơn vẫn ghi nhận để quản lý
Nhưng khi quyết toán, chỉ chi phí có chứng từ hợp lệ mới được chấp nhận
Sổ theo dõi hóa đơn đầu vào
- Quán tạp hóa thường có:
- Hóa đơn từ nhà phân phối
- Hóa đơn VAT từ công ty lớn
Sổ cần theo dõi:
- Số hóa đơn
- Ngày hóa đơn
- Giá trị trước thuế
- Thuế GTGT (nếu có)
👉 Đây là căn cứ để:
Giải trình nguồn hàng
Chứng minh quy mô kinh doanh
Làm việc khi cơ quan thuế kiểm tra
Sổ quỹ tiền mặt (khuyến nghị)
Dù không bắt buộc, kế toán luôn khuyến nghị lập sổ quỹ tiền mặt.
Mục đích:
- Kiểm soát tiền thu – chi
- Tránh lệch số liệu doanh thu
- Giải trình dòng tiền khi cần
Sổ theo dõi thuế phải nộp
Kế toán nên lập sổ riêng để:
- Theo dõi kỳ kê khai
- Số thuế GTGT
- Số thuế TNCN
- Ngày nộp thuế
👉 Tránh:
- Quên kỳ kê khai
- Nộp thiếu
- Bị phạt chậm nộp
Chuẩn bị sổ sách kế toán từ thời điểm nào là đúng?
Một lỗi rất nhiều hộ kinh doanh gặp phải là đợi cơ quan thuế kiểm tra mới làm sổ.
👉 Kế toán chuyên nghiệp luôn làm như sau:
- Lập sổ từ thời điểm được thông báo chuyển sang thuế kê khai
- Không làm hồi tố nếu không có yêu cầu
- Số liệu phải nhất quán từ đầu
Sổ sách làm bằng Excel hay viết tay?
Excel – giải pháp tối ưu
- Dễ chỉnh sửa
- Tính toán nhanh
- In ra khi cần
👉 Đây là cách 90% kế toán đang áp dụng.
Viết tay – vẫn được chấp nhận
- Phù hợp hộ lớn tuổi
- Ít phát sinh
📌 Điều kiện:
- Rõ ràng
- Không tẩy xóa
- Ghi chép đều đặn
Những sai lầm kế toán thường thấy khi chuyển từ thuế khoán sang kê khai
Kế toán thực tế thường gặp các lỗi sau:
❌ Không ghi chép doanh thu hàng ngày
❌ Chỉ ghi khi gần đến kỳ kê khai
❌ Doanh thu sổ sách thấp hơn thực tế quá nhiều
❌ Không lưu hóa đơn đầu vào
❌ Không theo dõi nghĩa vụ thuế
👉 Những lỗi này rất dễ bị cơ quan thuế nghi ngờ và ấn định lại thuế.
Có nên thuê kế toán làm sổ sách khi chuyển sang thuế kê khai?
Với kinh nghiệm thực tế, câu trả lời là NÊN, ít nhất trong:
- 3–6 tháng đầu
- Giai đoạn làm quen với kê khai
Kế toán sẽ giúp:
- Thiết lập bộ sổ đúng ngay từ đầu
- Hướng dẫn chủ hộ tự ghi chép
- Tránh sai sót đáng tiếc về thuế
Chuẩn bị sổ sách kế toán từ thuế khoán sang thuế kê khai không khó, nhưng phải làm đúng cách, đúng bản chất và đúng thời điểm. Nếu làm như một kế toán chuyên nghiệp:
- Sổ sách gọn nhẹ
- Thuế rõ ràng
- Không lo kiểm tra
👉 Đây chính là nền tảng để hộ kinh doanh, quán tạp hóa hoạt động bền vững và lâu dài trong giai đoạn quản lý thuế ngày càng chặt chẽ.
