Khi hộ kinh doanh chuyển từ hình thức nộp thuế khoán sang kê khai, việc lập và lưu giữ chứng từ kế toán trở thành yêu cầu bắt buộc theo đúng quy định pháp luật. Chứng từ kế toán không chỉ là cơ sở để tính doanh thu, chi phí, thu nhập chịu thuế mà còn là tài liệu quan trọng khi cơ quan thuế kiểm tra, đối chiếu. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ từng loại chứng từ cần có, cách lập, cách lưu và những lưu ý để tránh rủi ro trong quá trình kê khai thuế.

Chứng từ kế toán là gì và vì sao hộ kinh doanh phải lập đầy đủ?

Chứng từ kế toán là các giấy tờ chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động kinh doanh, như thu – chi tiền, nhập – xuất hàng hóa, phát sinh doanh thu, phát sinh chi phí,... Đối với hộ kinh doanh kê khai thuế, chứng từ kế toán có vai trò:

• Ghi nhận trung thực toàn bộ giao dịch kinh doanh.
• Làm căn cứ để lập sổ sách kế toán và báo cáo thuế.
• Xác minh chi phí hợp lý để giảm số thuế phải nộp theo quy định.
• Giúp hoạt động kinh doanh minh bạch, quản lý hiệu quả doanh thu – chi phí.
• Tránh rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra, yêu cầu giải trình.

Vì vậy, hộ kinh doanh kê khai thuế dù có quy mô nhỏ vẫn phải đảm bảo lập đầy đủ chứng từ theo đúng mẫu, đúng thời điểm phát sinh nghiệp vụ.

Danh mục chứng từ kế toán bắt buộc đối với hộ kinh doanh kê khai thuế

Theo chế độ kế toán dành cho hộ kinh doanh kê khai, có 2 nhóm chứng từ chính: chứng từ nội bộ và chứng từ theo quy định pháp luật.

Chứng từ nội bộ (do hộ kinh doanh tự lập)

Đây là những chứng từ ghi nhận các giao dịch nội bộ, phát sinh trực tiếp trong quá trình kinh doanh:

• Phiếu thu

Dùng để ghi nhận tiền mặt tăng: thu tiền bán hàng, khách trả nợ, hoàn ứng...

• Phiếu chi

Ghi nhận các khoản chi bằng tiền mặt: chi mua hàng, chi lương, chi dịch vụ,...

• Phiếu nhập kho

Dùng khi nhập hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ,…

• Phiếu xuất kho

Dùng khi xuất hàng bán, xuất dùng nội bộ hoặc xuất để gia công.

• Bảng thanh toán lương

Nếu có thuê lao động, hộ kinh doanh phải lập bảng thanh toán lương hàng tháng để ghi rõ số công, số giờ và mức lương chi trả cho người lao động.

Tất cả các chứng từ nội bộ phải có đầy đủ chữ ký của người lập, người kiểm tra và chủ hộ kinh doanh.

Chứng từ theo quy định của pháp luật

Đây là các chứng từ không do hộ kinh doanh tự tạo mà phải xin, mua hoặc sử dụng theo quy định:

• Hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn điện tử

Hóa đơn là chứng từ quan trọng nhất khi tính doanh thu. Hộ kinh doanh kê khai thuế bắt buộc phải xuất hóa đơn khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định.

• Giấy nộp tiền vào ngân sách Nhà nước

Ghi nhận các khoản thuế, phí mà hộ kinh doanh nộp định kỳ hoặc theo từng lần phát sinh.

• Giấy báo Có, Giấy báo Nợ của ngân hàng

Áp dụng khi hộ kinh doanh giao dịch qua tài khoản ngân hàng: nhận tiền, chuyển tiền, thanh toán hóa đơn,...

• Ủy nhiệm chi

Ghi nhận các giao dịch thanh toán không dùng tiền mặt.

Tất cả các chứng từ bắt buộc phải được lưu giữ theo đúng thời gian quy định (thường là 5–10 năm tùy loại).

Cách lập từng loại chứng từ kế toán cho hộ kinh doanh
 

Cách lập phiếu thu – phiếu chi

Phiếu thu và phiếu chi phải ghi đầy đủ:

Ngày tháng lập phiếu

Họ tên người nộp tiền hoặc nhận tiền

Lý do thu/chi

Số tiền bằng số và bằng chữ

Chữ ký của: người lập phiếu – người thu/chi – chủ hộ kinh doanh

Phiếu thu/chi phải lập ngay khi phát sinh nghiệp vụ, không được lập gộp hoặc lập sau ngày thực tế.

Cách lập phiếu nhập – phiếu xuất kho

Phiếu nhập, phiếu xuất kho cần có:

Tên hàng hóa, quy cách, số lượng

Đơn giá, giá trị

Ngày tháng nhập/xuất

Chữ ký của người lập – thủ kho – chủ hộ kinh doanh

Phiếu xuất kho phải đi kèm hóa đơn bán hàng hoặc bảng kê xuất bán.

​​​​​​​

Cách lập bảng thanh toán lương

Bảng lương phải ghi rõ:

Tên từng lao động

Số công, số giờ làm việc

Lương cơ bản hoặc lương theo ca

Các khoản phụ cấp, thưởng

Các khoản giảm trừ (nếu có)

Số tiền thực nhận

Hộ kinh doanh trả lương qua chuyển khoản thì cần kèm theo sao kê ngân hàng.

Sử dụng và lưu trữ hóa đơn

Mỗi lần bán hàng đều phải lập hóa đơn.

Hóa đơn điện tử phải ký số và gửi cho khách ngay trong ngày.

Hóa đơn sai sót phải điều chỉnh theo đúng quy định.

Hóa đơn phải lưu trữ ít nhất 10 năm.

Sổ sách kế toán hộ kinh doanh cần có

Ngoài chứng từ, hộ kinh doanh kê khai thuế phải lập các sổ sau:

Sổ chi tiết doanh thu bán hàng

Sổ chi tiết hàng hóa, vật tư, công cụ

Sổ chi phí sản xuất kinh doanh

Sổ theo dõi tình hình nộp thuế

Sổ quỹ tiền mặt

Sổ tiền gửi ngân hàng

Sổ sách phải được lập trên cơ sở chứng từ và ghi chép đầy đủ theo trình tự thời gian.

Quy định về lưu trữ chứng từ kế toán

Hộ kinh doanh phải:

Lưu chứng từ trong thời gian tối thiểu 5 năm (nhiều loại là 10 năm).

Lưu trữ theo thứ tự thời gian và loại chứng từ.

Không tẩy xóa, không sửa chữa trực tiếp lên chứng từ.

Trường hợp mất, hỏng phải lập biên bản và thông báo cho cơ quan thuế.

Những sai sót phổ biến khiến hộ kinh doanh bị truy thu thuế

Dưới đây là những lỗi mà nhiều hộ kinh doanh thường gặp:

• Không lập hóa đơn khi 

bán hàng

Bất kỳ giao dịch nào phát sinh doanh thu đều phải có hóa đơn hợp lệ.

• Không có chứng từ cho hàng hóa đầu vào

Nếu chi phí không có chứng từ hợp lệ ➜ không được tính vào chi phí được trừ.

• Lập chứng từ nhưng không ký đầy đủ

Chữ ký là yếu tố bắt buộc để chứng từ hợp pháp.

• Lập chứng từ sai ngày, sai giá trị

Cơ quan thuế có quyền yêu cầu giải trình và ấn định thuế.

• Không lưu trữ chứng từ đầy đủ

Khi kiểm tra, cơ quan thuế sẽ loại bỏ chi phí không có chứng từ.

Lời khuyên để hộ kinh doanh làm chứng từ kế toán hiệu quả

Ghi chép hàng ngày, không để dồn nhiều việc.

Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để tự động hóa chứng từ.

Lưu trữ chứng từ theo từng tháng để dễ đối chiếu.

Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ đầu vào trước khi thanh toán.

Xuất hóa đơn đầy đủ, đúng ngày để tránh vi phạm.
Chứng từ kế toán là yếu tố cốt lõi trong hoạt động kê khai thuế của hộ kinh doanh. Việc lập và lưu giữ đúng quy định không chỉ giúp quá trình kê khai thuế chính xác mà còn hạn chế rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra. Nếu thực hiện nghiêm túc và khoa học, hộ kinh doanh sẽ dễ dàng quản lý chi phí – doanh thu, tối ưu lợi nhuận và mở rộng hoạt động kinh doanh bền vững.