Trong bối cảnh thị trường du lịch và lưu trú hết sức biến động, việc chỉ “đi theo” lượng đặt phòng có sẵn (passive bookings) không còn đủ. Các khách sạn hiện hữu nếu muốn giữ vững – và phát triển – doanh thu cần chủ động hơn trong việc điều chỉnh giá, phân phối, và khai thác thêm nguồn doanh thu. Và một trong những viên “gạch nền” hiệu quả là việc triển khai hệ thống Quản lý Doanh thu – Revenue Management System (RMS).
Vì sao khách sạn hiện hữu nên sử dụng RMS?
Hệ thống RMS giúp tối ưu hóa giá phòng và tồn kho theo nhu cầu thực tế, thay vì duy trì mức giá cố định.
Các nghiên cứu cho thấy khách sạn sử dụng RMS có khả năng tăng doanh thu phòng vài phần trăm (thậm chí tới 10-12% hoặc hơn) so với không sử dụng.
RMS giúp khách sạn đi từ cách vận hành thủ công (nhập giá, kiểm tra kênh phân phối, đặt phòng…) sang cách vận hành dữ liệu-hướng dẫn, tự động hóa và nhanh chóng hơn.
Khi triển khai đúng, RMS không chỉ giúp tăng doanh thu phòng mà còn hỗ trợ tăng “giá trung bình phòng mỗi khi sử dụng” (ADR) và “doanh thu mỗi phòng khả dụng” (RevPAR) — từ đó nâng hiệu quả kinh doanh.
Các bước thực hiện RMS cho khách sạn hiện hữu
Dưới đây là lộ trình dễ hiểu mà khách sạn có thể theo:
Bước 1: Thu thập và phân tích dữ liệu hiện trạng
Xem lại tỷ lệ lấp phòng (occupancy) theo mùa, ngày trong tuần, sự kiện.
Kiểm tra giá phòng hiện tại, giá đối thủ, kênh phân phối đang dùng.
Xem lại các kênh khác như F&B, spa, upsell/xuất bán thêm (ancillary revenue) – vì RMS cũng có thể khai thác.
Định nghĩa KPI: occupancy, ADR, RevPAR, tỷ lệ hủy phòng (cancellations), đặt trước (lead time) v.v.
Bước 2: Lựa chọn và triển khai RMS phù hợp
Hãy chọn hệ thống RMS có khả năng kết nối với hệ thống PMS/Channel Manager hiện tại để dữ liệu lưu thông.
Thiết lập phạm vi thử nghiệm (pilot): ví dụ một loại phòng, một thời điểm thấp điểm thử nghiệm điều chỉnh giá.
Xây dựng “giá đáy – giá trần” (rate floor / rate ceiling) rõ ràng, xác định phân khúc khách hàng mục tiêu (leisure, business, group).
Bước 3: Tối ưu hóa giá phòng – dynamic pricing & tồn kho thông minh
RMS nên tự động (hoặc gợi ý) thay đổi giá theo hàng ngày, thậm chí theo khung giờ nếu cần, dựa vào dữ liệu nhu cầu, đặt trước, cạnh tranh.
Quản lý tồn kho phòng: ví dụ nếu đặt trước thấp, mở khuyến mãi; nếu đặt nhiều làm sớm, tăng giá hoặc điều chỉnh chính sách hủy.
Tích hợp bán thêm (upsell) và cross-sell dịch vụ phụ (suite upgrade, spa, F&B package) để tăng doanh thu ngoài phòng.
Bước 4: Quản lý kênh phân phối và kiểm soát lệch giá (rate parity)
Đồng bộ giá và tồn kho giữa tất cả kênh (OTA, website trực tiếp, kênh nhóm) để tránh việc một kênh bán rẻ hơn nhiều gây ảnh hưởng.
Dùng dữ liệu RMS để phân tích kênh nào hiệu quả hơn và chuyển nguồn lực tới đó: trực tiếp, OTA, nhóm khách công ty, gói dài ngày…
Bước 5: Theo dõi, đánh giá và điều chỉnh liên tục
Hàng tuần/tháng xem số liệu: ADR, occupancy, RevPAṚ — liệu có tăng lên? Nếu không, tìm nguyên nhân.
So sánh với thị trường và đối thủ để xem bạn có đang bỏ lỡ thị phần nào.
Hãy nhận thức rằng RMS không phải cứu cánh ngay lập tức mà cần thời gian để “học” và tinh chỉnh theo đặc thù khách sạn của bạn.
Những “cạm bẫy” cần lưu ý
Không nên sử dụng RMS như “bật và quên” — cần có người quản lý hiểu dữ liệu để quyết định chiến lược.
Nếu khách sạn chủ yếu là phân khúc đặc biệt (resort nghỉ dưỡng, du lịch mùa vụ), mô hình RMS dành cho khách sạn kinh doanh thường ngày có thể không phù hợp 100% — cần tuỳ biến.
Cần phối hợp giữa các bộ phận: phòng vận hành, marketing, bán hàng, revenue management phải hợp tác để tối ưu hóa.
Đừng chỉ quan tâm đến phòng – mà phải xem cả doanh thu phụ (ăn uống, spa, dịch vụ thêm) vì đó cũng là nguồn tăng trưởng.
Lợi ích mà khách sạn hiện hữu có thể đạt được
Tăng tỷ lệ lấp phòng vào thời điểm thấp – nghĩa là phòng không bị bỏ trống kéo dài.
Tăng giá trung bình (ADR) mà không làm giảm tỷ lệ lấp phòng.
Nâng tổng doanh thu phòng và doanh thu phụ, dẫn tới cải thiện tổng lợi nhuận.
Cải thiện công suất vận hành – vì dữ liệu giúp quản lý nhân sự, marketing, khuyến mãi tốt hơn.
Tăng khả năng cạnh tranh và thích ứng nhanh với biến động thị trường — sự kiện, mùa du lịch, thay đổi nhu cầu khách.
Đối với một khách sạn đã hoạt động, triển khai hệ thống RMS là một bước chiến lược quan trọng để chuyển từ vận hành “trông đợi đặt phòng” sang “chủ động điều chỉnh và tối ưu hóa doanh thu”. Khi thực hiện đúng lộ trình — thu thập dữ liệu, lựa chọn hệ thống phù hợp, tối ưu giá & tồn kho, quản lý kênh phân phối và liên tục đánh giá – khách sạn có thể thấy sự khác biệt rõ rệt trong tỷ lệ lấp phòng và doanh thu.
