Việc chọn một hệ thống quầy tiếp tân (hay còn gọi là hệ thống PMS – Property Management System / front-desk system) phù hợp là một trong những quyết định chiến lược quan trọng của khách sạn. Như bài viết từ TCSOFT đã nhấn mạnh: hệ thống này không chỉ xử lý đặt phòng, nhận/trả phòng, hóa đơn mà còn là “xương sống” vận hành cho cả khách sạn.

Xác định rõ nhu cầu & hiện trạng khách sạn

Trước khi bắt đầu, khách sạn nên tự đánh giá:

Số lượng phòng, loại hình khách sạn (boutique, resort, chuỗi), quy mô nhân sự.

Quy trình hiện tại: đặt phòng, nhận/trả, thanh toán, check-in/out, xử lý yêu cầu khách.

Hệ thống đang dùng (nếu có): có đang dùng PMS / channel manager / RMS riêng biệt không?

Mục tiêu trong tương lai: mở rộng thêm chi nhánh? tăng kênh đặt trực tiếp? giảm lệ thuộc OTA?

Những tiêu chí quan trọng khi lựa chọn hệ thống

Dưới đây là các tiêu chí cần lưu ý khi so sánh các phần mềm:

Trên nền tảng đám mây (cloud-based) & hỗ trợ đa thiết bị: Dễ truy cập từ nhiều nơi, cập nhật nhanh, chi phí phần cứng thấp. 

Giao diện thân thiện, dễ sử dụng & đào tạo nhanh: Nhân viên quầy tiếp tân thường xuyên thay đổi, nên hệ thống phải đơn giản, dễ làm quen. 

Khả năng tích hợp mạnh mẽ: Hệ thống quầy tiếp tân nên tích hợp với kênh phân phối (OTA), booking engine, channel manager, RMS (quản lý doanh thu). TCSOFT nhấn mạnh việc kết nối PMS ↔ Channel Manager.

Quản lý đặt phòng, nhận/trả phòng, hóa đơn & dữ liệu khách: Gồm quản lý nhiều kênh đặt, phòng trống, lịch trình nhà vệ sinh & dịch vụ, hồ sơ khách hàng. 

Khả năng mở rộng & linh hoạt theo mô hình khách sạn: Nếu bạn là khách sạn nhỏ nhưng có kế hoạch mở rộng chuỗi, chọn hệ thống có thể mở rộng. 

Chi phí minh bạch & ROI rõ ràng: Ngoài giá mua ban đầu, hãy cân nhắc chi phí hỗ trợ, nâng cấp, đào tạo. 

Bảo mật dữ liệu & tuân thủ quy định: Khách sạn lưu trữ dữ liệu khách hàng, thanh toán – nên hệ thống phải đảm bảo an ninh.

​​​​​​​

Làm sao chọn đúng giữa các giải pháp trên thị trường?

Hãy lập danh sách tính năng bắt buộc mà khách sạn bạn cần (ví dụ: check-in/out nhanh, quản lý nhiều kênh, báo cáo real-time).

So sánh giữa ít nhất 2-3 nhà cung cấp phần mềm. Yêu cầu demo hoặc trial để nhân viên front desk thử sử dụng.

Hỏi rõ hỗ trợ khách hàng & đào tạo: liệu có hỗ trợ triển khai, chuyển dữ liệu từ hệ thống cũ, đào tạo nhân viên?

Kiểm tra khả năng tích hợp với các module khác: booking trực tiếp, channel manager, RMS, mobile check-in.

Dự đoán tương lai: nếu khách sạn có kế hoạch mở rộng, bạn nên chọn giải pháp có khả năng mở rộng hoặc hỗ trợ nhiều cơ sở.

Đọc phản hồi từ khách hàng hiện tại hoặc tìm hiểu case study của nhà cung cấp.

Các lợi ích khi chọn được hệ thống phù hợp

Khi khách sạn dùng đúng hệ thống front desk, bạn sẽ thấy:

Nhân viên front desk làm việc hiệu quả hơn, ít lỗi sai hơn. (Tự động hóa, giảm thao tác thủ công).

Trải nghiệm khách hàng tốt hơn: check-in/out nhanh, hồ sơ khách được quản lý tốt, xử lý yêu cầu nhanh hơn.

Tối ưu doanh thu: hệ thống có thể hỗ trợ upsell, quản lý giá, đặt phòng trực tiếp. (TCSOFT nói rõ phần “tăng doanh thu & ADR”) 

Dữ liệu & báo cáo đầy đủ giúp ban quản lý ra quyết định nhanh hơn: biết kênh nào hiệu quả, phòng nào trống nhiều, tồn kho etc.

Khả năng mở rộng tốt hơn nếu khách sạn phát triển thêm chi nhánh.

Những lưu ý để triển khai thành công

Đào tạo nhân viên đầy đủ: giới thiệu hệ thống mới, tạo SOP (quy trình vận hành chuẩn) để nhân viên làm quen nhanh. 

Nhập dữ liệu sạch: khách sạn nên chuyển dữ liệu từ hệ thống cũ sang (nếu có) – đặt phòng, khách cũ – để không mất thông tin và tránh nhập tay nhiều lần.

Triển khai giai đoạn thử (pilot): Có thể chọn một bộ phận nhỏ hoặc một loại phòng để thử trước, đánh giá hiệu quả rồi mở rộng.

Liên tục đo lường & điều chỉnh: đo lường thời gian check-in/out, lỗi nhân sự, phản hồi khách, doanh thu trực tiếp, doanh thu phòng.

Đảm bảo sự liên kết giữa bộ phận front desk, housekeeping, sales/marketing – vì hệ thống front desk sẽ ảnh hưởng tới nhiều khâu vận hành.

Chuẩn bị kế hoạch dự phòng: Như mất dữ liệu, hệ thống bị lỗi – nên có backup & quy trình xử lý.

Việc chọn một hệ thống quầy tiếp tân phù hợp không nên bị xem là “chi phí” mà là đầu tư chiến lược nhằm nâng cao hiệu suất vận hành, trải nghiệm khách và tăng doanh thu. Hãy ưu tiên hệ thống: dễ dùng, tích hợp tốt, mở rộng được, và có độ tin cậy. Khi khách sạn bạn chọn đúng giải pháp – như gợi ý trong bài viết của TCSOFT– bạn sẽ có một “đầu não” vững chắc để vận hành linh hoạt và hiệu quả hơn.