Cập nhật quy định hóa đơn điện tử khách sạn, nhà nghỉ mới nhất năm 2025. Tìm hiểu chi tiết về trách nhiệm, lộ trình áp dụng và hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử chuẩn luật.
1. Vì sao cần quan tâm đến quy định hóa đơn điện tử khách sạn, nhà nghỉ 2025?
Từ năm 2022, việt nam đã triển khai bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử trên toàn quốc. Trong năm 2025, các quy định liên quan đến hóa đơn điện tử cho khách sạn, nhà nghỉ tiếp tục được cập nhật nhằm đảm bảo sự minh bạch, đồng bộ và số hóa ngành du lịch – lưu trú.
Việc nắm rõ quy định hóa đơn điện tử khách sạn, nhà nghỉ mới nhất 2025 là điều bắt buộc đối với các chủ cơ sở kinh doanh lưu trú, giúp tránh rủi ro pháp lý, nâng cao uy tín và chuyên nghiệp hóa quy trình vận hành.
2. Căn cứ pháp lý về hóa đơn điện tử áp dụng năm 2025
Các văn bản pháp luật liên quan đến hóa đơn điện tử vẫn giữ vai trò nền tảng trong năm 2025, bao gồm:
- Luật quản lý thuế 2019 (số 38/2019/qh14)
- Nghị định 123/2020/nđ-cp: quy định về hóa đơn, chứng từ
- Thông tư 78/2021/tt-btc: hướng dẫn triển khai hóa đơn điện tử
- Công văn của tổng cục thuế và cục thuế địa phương về lộ trình, hướng dẫn sử dụng phần mềm, kết nối hệ thống
Năm 2025, không có văn bản mới thay thế, nhưng các cơ quan thuế sẽ tăng cường kiểm tra việc tuân thủ và yêu cầu các đơn vị sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng chuẩn định dạng xml, có mã của cơ quan thuế, hoặc không mã tùy loại hình.
3. Đối tượng áp dụng: khách sạn, nhà nghỉ có phải bắt buộc?
Câu trả lời là có.
Theo thông tư 78/2021 và hướng dẫn của tổng cục thuế:
Tất cả tổ chức, doanh nghiệp, hộ kinh doanh có đăng ký mã số thuế và cung cấp dịch vụ lưu trú (khách sạn, nhà nghỉ, homestay, resort...) Đều bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử.
Bao gồm:
- Khách sạn từ 1 sao đến 5 sao
- Nhà nghỉ, nhà trọ
- Homestay, villa, căn hộ du lịch
- Resort, khu nghỉ dưỡng có đăng ký kinh doanh
Không bao gồm:
- Các hình thức lưu trú phi chính thức (cho thuê phòng không đăng ký kinh doanh, không kê khai thuế)
4. Các loại hóa đơn điện tử được sử dụng cho khách sạn, nhà nghỉ
Tùy vào quy mô và loại hình kinh doanh, chủ cơ sở có thể chọn một trong hai loại:
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
- Dành cho doanh nghiệp nhỏ, hộ cá thể, nhà nghỉ độc lập
- Gửi dữ liệu hóa đơn trước cho cơ quan thuế để cấp mã
- Đảm bảo minh bạch, dễ kiểm tra
Hóa đơn điện tử không mã của cơ quan thuế
- Dành cho khách sạn lớn, doanh nghiệp thường xuyên phát hành hóa đơn
- Không cần gửi trước để lấy mã
- Yêu cầu có hạ tầng cntt tốt và được tổng cục thuế chấp thuận
5. Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử đúng chuẩn cho khách sạn, nhà nghỉ
Bước 1: chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín
Ví dụ: tcsoft. Misa. Vnpt, viettel
Bước 2: tích hợp phần mềm hóa đơn với phần mềm quản lý khách sạn
Một số phần mềm quản lý khách sạn như tcsoft hotel... Đã hỗ trợ tích hợp hóa đơn điện tử.
Bước 3: khởi tạo mẫu hóa đơn
Đăng ký mẫu hóa đơn với cơ quan thuế qua hệ thống e-invoice
Mẫu cần có đầy đủ thông tin: mã số thuế, tên khách sạn, dịch vụ lưu trú, số tiền, thuế gtgt...
Bước 4: lập và phát hành hóa đơn
Sau khi khách check-out và thanh toán, nhân viên lập hóa đơn trên phần mềm
Hóa đơn được ký số, gửi về email khách hàng, đồng thời gửi dữ liệu về tổng cục thuế
6. Lưu ý quan trọng cho chủ cơ sở lưu trú trong năm 2025
Không sử dụng song song hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử
Phải lưu trữ hóa đơn tối thiểu 10 năm theo quy định
Không xuất hóa đơn điện tử sau ngày khách đã rời khách sạn nếu chưa kê khai đầy đủ
Chỉ được xuất hóa đơn khi đã hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế nếu thuộc diện hộ cá thể nộp theo doanh thu
7. Lợi ích khi tuân thủ quy định hóa đơn điện tử
- Tăng tính chuyên nghiệp trong mắt khách hàng
- Giảm sai sót trong kế toán – thu ngân
- Hạn chế rủi ro bị phạt vì vi phạm thuế
- Dễ dàng kiểm tra, đối chiếu khi có yêu cầu từ cơ quan quản lý
Tạo nền tảng cho việc số hóa toàn bộ quy trình quản lý khách sạn
8. Hình phạt nếu không tuân thủ quy định
Từ năm 2023 trở đi, tổng cục thuế đã tiến hành kiểm tra thường xuyên các cơ sở kinh doanh lưu trú. Việc không áp dụng hóa đơn điện tử đúng quy định có thể bị:
- Phạt từ 4 đến 8 triệu đồng với hành vi không lập hóa đơn
- Phạt từ 10 đến 20 triệu đồng nếu sử dụng hóa đơn không hợp lệ
- Nguy cơ bị khóa mã số thuế, dừng hoạt động kinh doanh tạm thời
9. Câu hỏi thường gặp
Homestay nhỏ có bắt buộc dùng hóa đơn điện tử không?
- Nếu có đăng ký kinh doanh và mã số thuế, phải sử dụng hóa đơn điện tử.
Xuất hóa đơn bằng file word/pdf có hợp lệ không?
- Không. Hóa đơn điện tử phải đúng định dạng xml và có chữ ký số hợp lệ, thông qua phần mềm được cấp phép.
Có thể tự tạo hóa đơn điện tử bằng phần mềm cá nhân không?
- Không khuyến khích. Nên dùng dịch vụ của nhà cung cấp đã được tổng cục thuế chấp thuận.
Quy định hóa đơn điện tử khách sạn, nhà nghỉ mới nhất 2025 là nội dung bắt buộc mà bất kỳ đơn vị kinh doanh lưu trú nào cũng phải tuân thủ. Việc cập nhật v à thực hiện đúng quy định không chỉ giúp tránh rủi ro pháp lý mà còn nâng cao năng lực quản lý, tối ưu hóa chi phí và chuyên nghiệp hóa dịch vụ.
Nếu bạn đang điều hành khách sạn, nhà nghỉ hoặc homestay, hãy kiểm tra ngay hệ thống hóa đơn điện tử của mình và thực hiện điều chỉnh nếu cần thiết. Đừng để những sai sót nhỏ ảnh hưởng đến cả hoạt động kinh doanh!
